REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

  1. Rekisterin nimi


    Fit Keilaniemen asiakasrekisteri

  2. Rekisterin pitäjä

    Fit Keilaniemi (Fit Helsinki Oy)
     
  3. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt:

    Pyry Särkilahti, keilaniemi@ole.fit
     
  4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 


    Henkilötietoja käsitellään Fit Keilaniemen asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja kuntokeskuksen välillä.
     
  5. Rekisterin tietosisältö

    Kaikki rekisteriin tallennettavat asiakkaiden yksilöintitiedot ovat salassa pidettäviä. Näitä ovat nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, jäsenen ostamat ja/tai tilaamat tuotteet ja palvelut, maksureskontra ja tilastointi kuntokeskuskäynneistä. Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien Fit Keilaniemen ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.
  6. Rekisterin ylläpitojärjestelmät

    DL Prime
    DL Business Intelligence
     
  7. Säännönmukaiset tietolähteet

    Asiakas itse
    Fit Keilaniemen kulunvalvontajärjestelmä
    Fit Keilaniemenperintätoimisto
     
  8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset


    DL Prime järjestelmästä siirretään suoraan tietoa kuntokeskuksen laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuun ottamatta poikkeuksia 1, 2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.

    Poikkeus 1: Mikäli Fit Keilaniemi on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen kuntokeskuksen jäsenmaksun tai osan siitä, on keskuksella oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.

    Poikkeus 2: Mikäli jäsen on pyytänyt keskukselta joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on keskuksella oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.  

    Poikkeus 3: Jos jäseneksi liittyessään jäsen on oikeutettu personal trainerin veloituksettomaan alkukartoitukseen, on keskuksen välitettävä jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer –yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.

    Asiakkaan kieltäytyessä antamasta asiakasrekisteriin tarvittavia tietoja ei asiakassuhdetta voida perustaa ja näin ollen asiakasrekisteriin kuulumista vaativaa palvelua käyttää. Tällöin asiakas voi kuitenkin käyttää Fit Keilaniemen liikuntapalveluita kertamaksulla. Asiakas ei tällöin ole myöskään oikeutettu ilmaiseen tutustumiskäyntiin kuntosalille.
     
  9. Tietojen luovutus tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle


    Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.
     
  10. Rekisterin suojauksen periaatteet

    A. Manuaalinen aineisto: Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Fit Keilaniemen henkilökunnalla.

    B. Sähköinen aineisto: Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.
     
  11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen

    Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen keilaniemi@ole.fit.
     
  12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

    Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29). Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen keilaniemi@ole.fit.

 

 

 

 

 

Tietosuojaa koskeva seloste

Rekisterinpitäjä

Fit Keilaniemi ()
Myöhemmin tässä selosteessa Yritys

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Riku Kärkkäinen

keilaniemi@ole.fit

Henkilörekisterin nimi

Fit Keilaniemi asiakas- ja markkinointirekisteri

Kerättävät henkilötiedot

Keräämme asiakassuhteen hoitamiseksi tarpeellisia henkilötietoja, kuten asiakkaan nimi ja yhteystiedot sekä palvelun käyttäjätietoja. Keräämme henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään sekä muista julkisista saatavilla olevista viranomaisen ylläpitämistä rekistereistä ja muista ulkoisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä tai muusta vastaavasta julkisesta yritysrekisteristä. Lisäksi keräämme yhteydenottolomakkeiden täyttäneiden tiedot ja käytämme niitä edellä mainittuihin asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviin tarkoituksiin.

Henkilörekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa verkkopalvelun testaukseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä palveluista tiedottamiseen ja neuvontaan. Saatamme käyttää rekisteröidyn tietoja käyttäjätilastojen keräämiseen ja näiden analysointiin. Kerättyjä tietoja käytetään myös markkinointiviestintään. Henkilötietojen käsittely markkinointiviestintään perustuu henkilön antamaan suostumukseen yhteydenottolomakkeella. Suoramarkkinointi lopetetaan asiakkaan pyynnöstä. Henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla siitä edellä mainitulle yhteyshenkilölle. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen Yrityksen ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Yrityksellä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja markkinointi-, palvelu- ja asiakasanalyyseissa ja palvelun testauksessa. Markkinointitarkoituksiin saattaa liittyä myös profilointia. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoihin on pääsy vain asiakassuhteen hallinnoinnista ja markkinoinnista vastaavilla henkilöillä.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Mahdollisissa tietojen luovuttamisen ja siirtämisen tilanteissa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimaa tietosuojan tasoa ja muita tarvittavia turvatoimia.

Evästeet

Käytämme sivustollamme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat eri selaimet. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme edelleen käyttäjiä paremmin palveleviksi sekä kohdentaa mainontaa. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön tai tyhjentää evästeet selaimen asetuksista.

Rekisterin suojaus

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin menetelmin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin tietoturvakeinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt, ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietojen säilytysaika ja hävittäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai sopimuksen täytäntöön panemiseen tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Tämän jälkeen henkilötiedot tuhotaan asianmukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  1. Rekisteröity pääsee pyytäessä häntä koskeviin henkilötietoihin liikesalaisuuden ja sisäisten arvioiden sallimissa rajoissa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää edellä mainitulle yhteyshenkilölle kirjallisesti ja allekirjoitettuna sekä henkilön on tunnistauduttava luotettavalla tavalla.
  2. Rekisteröity voi pyytää tietojen oikaisua, jos tiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä.
  3. Rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista, milloin niiden käsittelyyn ei ole tietosuojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettua ja rekisteröidyn suostumuksesta riippumatonta syytä.
  4. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos tietojen oikeellisuus tai lainmukaisuus näin edellyttää, tai vastustamisoikeuden mukaisesti rekisteröity pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.
  5. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin Yrityksen oikeutetun edun perusteella.
  6. Rekisteröity voi pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
  7. Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Fit Keilaniemi
Tarkastus-/muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö
keilaniemi@ole.fit

Yritys vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.